Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Solfusion Group Polska sp. z o.o. zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
- Solfusion Group Polska sp. z o.o.
- Aleja Grunwaldzka 56 / 113, 80-241 Gdańsk
- KRS: 0001053788 · NIP: 9571162203 · REGON: 526162899
- E-mail: dok@solfusion.pl
2. Inspektor Ochrony Danych
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: dok@solfusion.pl.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:
| Cel | Podstawa prawna | Okres |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności przed zawarciem umowy) | do 12 mies. od ostatniego kontaktu |
| Wstępna analiza energetyczna (AI Auditor) | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | nie zapisujemy danych z formularza |
| Czat AI (Solfusion AI) | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | treść rozmowy przetwarzana tylko w czasie sesji, nie zapisywana |
| Realizacja umowy (audyt, projekt, instalacja, monitoring) | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | czas trwania umowy + okresy retencji księgowej (5 lat) |
| Marketing bezpośredni produktów własnych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) | do wycofania zgody / sprzeciwu |
| Newsletter / komunikacja handlowa | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) | do wycofania zgody |
| Wystawianie faktur, księgowość | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) | 5 lat od końca roku rozliczeniowego |
| Dochodzenie / obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Cookies analityczne | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) | do wycofania zgody / max 13 mies. |
4. Zakres przetwarzanych danych
W zależności od celu możemy przetwarzać:
- Dane kontaktowe: imię, nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy
- Dane techniczne nieruchomości: zużycie energii (kWh/rok), branża, powierzchnia, taryfa, lokalizacja, profile zużycia
- Dane rozliczeniowe: NIP, REGON, KRS, dane do faktury
- Dane korespondencji: treść wiadomości, historia kontaktu
- Dane techniczne wizyty: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, czas wizyty (logi serwera, cookies)
5. Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- Dostawcy infrastruktury IT: dostawca serwera (IONOS / OVH), hosting poczty (Mailcow), Let's Encrypt (certyfikaty SSL)
- Dostawcy usług AI: DeepSeek (treść zapytań do czatu AI jest przesyłana do dostawcy modelu w celu wygenerowania odpowiedzi — dane są przetwarzane wyłącznie w celu wykonania zapytania i nie są wykorzystywane do trenowania modelu)
- Podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, doradcze
- Podwykonawcy techniczni: instalatorzy PV/BESS, dostawcy sprzętu (KENO Energy i in.) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji umowy
- Operatorzy systemów dystrybucyjnych (OSD) w zakresie niezbędnym do zgłoszenia mikroinstalacji / instalacji
- Organy państwowe — gdy obowiązek wynika z przepisów prawa (US, ZUS, KSeF, URE, sądy)
Z każdym podmiotem przetwarzającym dane w naszym imieniu zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy dostawcy usług (np. DeepSeek) mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazywanie danych odbywa się wówczas na podstawie:
- Standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, lub
- Decyzji Komisji o stwierdzeniu odpowiedniego poziomu ochrony, lub
- Wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.
7. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu (art. 15 RODO) — uzyskanie kopii danych
- Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — poprawienie błędnych danych
- Prawo do usunięcia ("prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO)
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — otrzymanie danych w formacie ustrukturyzowanym
- Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) — szczególnie wobec marketingu bezpośredniego
- Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania
- Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl)
W celu realizacji swoich praw skontaktuj się z nami pod adresem dok@solfusion.pl. Odpowiemy w terminie 30 dni.
8. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane
Funkcja AI Energy Auditor oraz Solfusion AI dokonują automatycznej analizy danych wprowadzonych przez Ciebie i generują wstępne rekomendacje (moc PV, pojemność BESS, payback). Nie są to decyzje wywołujące skutki prawne — stanowią jedynie wstępną estymację. Wiążąca oferta wymaga indywidualnego audytu i analizy 15-min profilu zużycia.
9. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych odpowiednią do zagrożeń i kategorii danych, w tym:
- szyfrowanie transmisji (HTTPS / TLS 1.2+)
- kontrolę dostępu opartą na rolach
- regularne kopie zapasowe
- aktualizacje zabezpieczeń systemów
- szkolenia osób uprawnionych do przetwarzania
10. Cookies i podobne technologie
Szczegółowe informacje znajdziesz w naszej Polityce cookies.
11. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian prawnych lub technicznych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem solfusion.pl/privacy. Data ostatniej aktualizacji widnieje na początku dokumentu.
12. Kontakt
Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres: dok@solfusion.pl.